Een blik in het verleden

Het notariaat kan alleen ontstaan in een samenleving die geschriften kent. Wij weten dat het notariaat al in de derde eeuw vóór Christus in Egypte bestond waar een notaris/schrijver toezicht hield op het tot stand komen van overeenkomsten. Vanuit Egypte heeft het notariaat zijn weg gevonden naar Italië en vanuit Italië heeft het zich over West-Europa verspreid. De eerste algemene regeling voor het Nederlandse notariaat werd door Karel V uitgevaardigd op 21 maart 1524. Later heeft de Franse wetgeving op het notariaat hier ingang gevonden. Op 1 oktober 1999 is een nieuwe Wet op het notarisambt in werking getreden. Gevolg van deze wet is ondermeer dat een notaris zich vrij(er) kan vestigen en dat de vaste tarieven voor bepaalde transacties meer en meer worden losgelaten.

In toneelstukken uit de 19e eeuw wordt de notaris nogal eens voorgesteld als een stokoude figuur in een stoffige omgeving. Dit beeld is vooral ontstaan in de tijd dat voor het notariaat geen leeftijdsgrens bestond. Die tijd is al lang voorbij. De huidige (kandidaat-) notaris is een man of vrouw, die - tot uiterlijk zijn 65e jaar - met deskundigheid, met bekwame medewerk(st)ers en moderne apparatuur ten dienste van het publiek staat.

Notariële akten

Voordelen Notariële akten zijn geschriften die door een notaris in de uitoefening van zijn ambt worden opgemaakt. Deze geschriften hebben een bijzondere betekenis:

• door de ondertekening door de notaris staat de datum van de akte jegens een ieder vast en ook staat vast dat de akte ondertekend is door degenen die daarin als ondertekenaars zijn vermeld.
• van een notariële akte kan een grosse worden afgegeven. Als iemand in een notariële akte een bedrag heeft schuldig erkend kan met behulp van de grosse van die akte zonder tussenkomst van de rechter worden overgegaan tot executie, dat wil zeggen: verkoop van zijn goederen, als die persoon zijn verplichtingen niet nakomt.
• de notaris is een onpartijdige deskundige die de belangen behartigt van allen die bij het opstellen van een notariële akte zijn betrokken.

een heel praktisch punt: de akte die door een notaris is opgemaakt blijft altijd bij de notaris in bewaring. Zo kan iedereen altijd een kopie (afschrift) van de door hem opgemaakte akte krijgen waardoor partijen hun afspraken ook altijd kunnen bewijzen.

Soms verplicht

In verband met de bijzondere betekenis van de notariële akte stelt de wet de notariële akte vaak verplicht. Zo moet een aantal overeenkomsten en verklaringen om geldig te zijn worden opgenomen in een notariële akte. De belangrijkste zijn de volgende:

• ​Het maken of wijzigen van huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden.
• Het maken of wijzigen van een testament Het overdragen van een onroerende zaak, zoals een woning.
• Het vestigen van zakelijke rechten op een onroerende zaak, zoals een hypotheek.
• Het oprichten van een besloten vennootschap
• Het overdragen van aandelen in een besloten vennootschap.
• Het oprichten van een stichting.

Voor het doen van een schenking is sedert 1 januari 2003 geen notariële akte meer vereist. Toch blijft die akte ook bij schenkingen van belang. Als een schenking zonder notariële akte tot stand is gekomen kan de schenker stellen dat de schenking tot stand is gekomen omdat de begiftigde misbruik heeft gemaakt van de omstandigheden waarin de schenker verkeerde, bijvoorbeeld omdat hij van de begiftigde afhankelijk was.
De begiftigde moet dan bewijzen dat dit niet het geval is. Als aan de schenking een notaris is te pas gekomen is dat anders: dan is de notaris als onpartijdige derde bij de schenking aanwezig geweest. Als de schenker dan stelt dat de begiftigde misbruik van omstandigheden heeft gemaakt moet hij dat zelf bewijzen. En wie moet bewijzen draagt het risico dat hij niet in het bewijs slaagt.
De voordelen van de notariële akte gelden natuurlijk niet alleen voor de overeenkomsten en verklaringen die volgens de wet in een notariële akte moeten worden opgenomen. Daarom wordt ook vaak gebruik gemaakt van de notariële akte als de wet die eis niet stelt. Zo wordt ook een huurovereenkomst of de koopovereenkomst van roerende zaken regelmatig in een notariële akte neergelegd.
Uit het feit, dat de wet voor bepaalde overeenkomsten en rechtshandelingen de notariële akte verplicht stelt, kan worden afgeleid dat deze akte vanwege genoemde voordelen voor alle overeenkomsten en rechtshandelingen de voorkeur verdient boven de onderhandse akte. Velen maken van die voorkeur dan ook dankbaar gebruik, zoals bijvoorbeeld bij huur- en arbeidsovereenkomsten en bij de overdracht van roerende zaken of rechten. En samenlevingsovereenkomsten en verklaringen van erfrecht zijn praktisch verplicht notarieel.

Een notaris en een kandidaat-notaris hebben beiden de studie notarieel recht aan een Nederlandse universiteit gevolgd. Op juridisch gebied staan zij dan ook gelijk. De notaris is echter als zodanig bij Koninklijk Besluit benoemd en heeft daarmee de bevoegdheid verkregen om notariële akten op te maken. In de praktijk worden deze akten overigens ook vaak opgemaakt door een kandidaat-notaris die de functie van de notaris waarneemt.

Notaris en kandidaat-notaris zijn adviseur. Hun taak is niet beperkt tot het opmaken van een notariële akte. Meestal leidt een van hen ook de besprekingen die aan de akte voorafgaan. Tijdens die besprekingen zal hij de belangen van alle betrokkenen afwegen en - zoekend naar een evenwicht - optreden als adviseur van alle partijen.